Несмотря на активное развитие третьего сектора, многие доноры по-прежнему не могут принять, что у некоммерческих организаций есть административные расходы, что сотрудники получают зарплаты и что часть пожертвований идет на их покрытие. А большинство НКО не умеет говорить о том, почему важны эти расходы, и в итоге вынуждены постоянно искать деньги на оплату труда сотрудников.
Как изменить отношение к административным расходам и сложившуюся ситуацию — рассказывает в авторской колонке директор Института развития фандрайзинга и автор телеграм-канала «Устойчивый фандрайзинг» Анастасия Ложкина.
Что такое административные расходы
Сейчас большинство людей, включая специалистов НКО, не понимает, что такое административные расходы. Например, нередко считается, что все зарплаты сотрудников НКО относятся к административным расходам. Но разве наша работа — это не часть программной деятельности, без которой она просто не сможет осуществляться? Ведь адресная помощь ребенку не окажется сама по себе после того, как донорами будет собрана необходимая сумма: оформлять документы, организовывать врачебный консилиум и госпитализацию этого ребенка и готовить отчетность будут сотрудники НКО. Все это — часть программной деятельности, а не админрасходы.
В международной практике административные расходы — это оплата той части деятельности, которая не вписана в программную. Например, аренда офиса, где работают административные сотрудники. А вот аренда офиса, где реализуется программная деятельность (например, проводятся консультации), не относится к административной части. А работа тех людей, которые сидят в этом офисе и проводят занятия для детей или консультации для взрослых, — это программная деятельность. И значит, оплата их труда — программные расходы. Даже затраты на канцелярские товары и туалетную бумагу распределяются между программами и проектами, а не полностью уходят в админрасходы.
К программной деятельности в мире относится и работа тех сотрудников, которые не напрямую взаимодействуют с благополучателями. Например, PR-специалисты: они общаются со СМИ, делая так, чтобы об организации узнали — без них работа НКО будет невозможна. То же самое касается фандрайзеров: они общаются с бизнесом, ищут доноров, продумывают фандрайзинговые акции — без них организация не сможет работать. Работа бухгалтера и юриста — это тоже часть программной деятельности.
Получается, административные расходы — небольшая составляющая всех трат НКО.
Когда мы относим большую часть бюджета НКО, в том числе оплату труда всех ее специалистов, к административным расходам, мы обесцениваем себя: делаем сотрудников не ключевым, а опциональным элементом своей работы.
Как находить средства на текущую деятельность
Начните с бюджетирования своей программной деятельности. Планируйте бюджет не отдельного проекта, а всей деятельности организации. Причем столько, сколько вам нужно на год, учитывая все расходы — на зарплаты, расходные материалы, канцелярские товары, бухгалтерское и юридическое сопровождение, аренду офиса. Не выделяйте, что из этого административные, а что не административные расходы — это все средства, которые нужны вам, чтобы работать.
Затем подумайте, какую деятельность вы осуществляете по этой программе и сколько стоит единица этой деятельности. Например, ваш тренинг или консультация — включая аренду, зарплату сотрудникам и другие расходы.
Это поможет вам мыслить в продуктовом подходе и запрашивать средства на конкретный продукт: вы консультируете людей, и вам нужно на это 1 млн рублей в месяц — вы не можете уменьшить эту сумму, выкинув какие-то статьи расходов, и продолжить оказывать такую помощь.
Сформулируйте свое предложение донорам. Используйте язык коммуникации, который понятен им — цифры: сколько человек и в какой срок получит помощь на определенную сумму денег.
Например, 1 млн рублей — это помощь 100 людям, это 100 разных видов услуг, это месяц работы программы, у этого есть краткосрочный результат и долгосрочный эффект и изменения. Донору важно понимать, что изменит его пожертвование, какой от него будет результат.
Предлагайте бизнесу и крупным частным донорам стать партнерами программы на месяц/три/шесть и полностью обеспечить ее работу на этот срок. Шансы, что вам ответят положительно, велики: такой подход показывает, что в организации умеют считать и тратить деньги. А это очень ценно — бизнес и состоятельные доноры часто не доверяют НКО, именно потому что те не умеют управлять финансами и не могут показать распределение расходов по статьям.
Учитывайте этот подход и в работе с грантодателями. Подавая заявку на грант, указывайте все расходы, которые необходимы вам для работы проекта — в том числе зарплаты сотрудникам. Мониторьте также грантодателей, готовых финансировать текущую работу НКО, не спрятанную под проект. Такие гранты появляются, и это хорошая тенденция, показывающая, что ежедневная, рутинная работа некоммерческих организаций начинает цениться.
Что учитывать в коммуникации с донорами
Непонимание НКО и общества («почему мы должны покрывать ваши административные расходы? почему вы вообще получаете зарплаты?») часто возникает потому, что третий сектор закрыт и не рассказывает о себе.
Многие НКО словно боятся лишиться образа «творящих добро и работающих бесплатно» и не раскрывают широкой аудитории суть своей деятельности.
Думаю, пора отказаться от ореола святости и на постоянной основе рассказывать, что НКО — это не кружок добровольцев, спасающих мир в свободное время, а полноценные профессиональные организации, участвующие в экономике.
Рассказывайте о том, что ваша НКО, как и все юрлица, несет налоговую нагрузку, для соблюдения законодательства ей необходим юрист, бухгалтер, лицензионное программное обеспечение, ее команда отчитывается перед Минюстом. И без всего этого невидимого не будет конечного результата и эффективной помощи.
Используйте сторителлинг — рассказывайте о людях, которые работают в вашей организации, и о том, что они делают, почему их вклад важен. Рисуйте простые графики и схемы — из чего складывается помощь конкретному благополучателю, сколько специалистов участвовало в оказании помощи и какую роль сыграл каждый.
Показывайте не только радостные лица ваших благополучателей, но и сотрудников НКО. Подчеркивайте: это те, без кого организации не было бы, если ваши пожертвования помогут оплатить их труд, они продолжат работать — и больше людей смогут получить помощь.
А главное — работайте на удержание каждого донора. Стройте с ними отношения, завоевывайте доверие, ставьте KPI по средней продолжительности поддержки (например, минимум два года). Чем больше у вас лояльных партнеров, тем меньше будет сложностей со сборами на административные расходы: именно такие доноры готовы поддерживать текущую деятельность организации, зная, что средства будут потрачены правильно. В будущем, когда у вас будет достаточно лояльных доноров, вы даже сможете открывать для них отдельный сбор и запрашивать деньги на обучение, корпоративные мероприятия и все остальное нужное НКО.
