Российские НКО постепенно переходят от набора разрозненных цифровых инструментов к более системной организации работы. По данным исследования Фонда Потанина и Аналитического центра НАФИ, 66% НКО планируют внедрять новые цифровые решения или расширять использование уже существующих. Одно из главных направлений — управление проектами и задачами: его назвали приоритетом 39% организаций. При этом 56% НКО пока используют цифровые инструменты точечно, для отдельных задач, а 55% оценивают цифровые компетенции своих сотрудников и волонтеров как базовые или низкие. Наиболее распространены мессенджеры, таблицы и облачные хранилища, тогда как системные решения используются заметно реже.
Команды некоммерческих организаций одновременно ведут несколько разных программ, готовят грантовую отчетность, работают с подопечными, отвечают партнерам, координируют волонтеров и следят за публикациями в СМИ. Как при такой нагрузке не потерять сроки, договоренности и понимание того, кто за что отвечает? Долгое время НКО решали эту задачу с помощью таблиц, переписок в мессенджерах, календарей и личной дисциплины сотрудников. Но по мере роста организации такой подход становится менее эффективным: задачи начинают дублироваться, сроки сдвигаются, а руководители все больше времени тратят на оперативную координацию вместо развития проектов.
Многозадачным командам НКО в современном быстро меняющемся мире недостаточно компетенций и мотиваций, важны понятные правила работы и инструменты. Объединить разные задачи в одном месте предлагают таск-трекеры — подключить этот инструмент бесплатно можно на платформе «Технологии Добра».
Какие задачи НКО помогают решать таск-трекеры
Сейчас на платформе «Технологии Добра» представлены четыре таск-трекера, которыми в общей сложности пользуются около 100 НКО. «Изначально эти сервисы создавались для бизнеса, однако некоммерческие организации тоже успешно применяют их в работе: по сравнению с CRM-системами таск-трекеры гибче в настройке и использовании. У каждого продукта свои особенности, поэтому мы стремимся сохранить для участников платформы выбор. Если появятся новые решения, отвечающие задачам НКО, мы рассмотрим возможность добавить их на платформу», — рассказывает руководитель проекта «Технологии Добра» Совкомбанка Мария Сабанцева.
Георгий Бушмелев, директор по продажам и маркетингу компании Аспро.Cloud, отмечает, что главное отличие работы НКО от бизнеса, что у НКО нет конечной метрики «прибыль», есть только миссия и подтвержденная помощь. Отсюда вырастают конкретные особенности задач. «Учет ведется не только в деньгах, но и в натуральной помощи — товарах, материалах, которые нужно получать, хранить и распределять так же аккуратно, как деньги, — говорит Георгий Бушмелев. — Финансирование нерегулярное и часто нестандартное: гранты с обязательной отчетностью за целевое расходование, беспроцентные займы от учредителей, разовые пожертвования — а не постоянная выручка. Кроме сотрудников есть волонтеры — отдельная категория людей, чей труд тоже нужно учитывать и координировать, хотя они не в штате».
Кроме того, эксперт отмечает, что команды у фондов обычно небольшие, без узких специализированных ролей (отдельного финансиста, аналитика) — весь операционный контроль часто держит на себе один руководитель. По словам Бушмелева, у бизнеса CRM выстроена вокруг воронки продаж: лид → сделка → оплата, и вся система под это заточена. У НКО такой воронки нет вообще: вместо нее — проектная работа (планирование конкретных программ помощи) и учет разных типов контактов — благополучателей, доноров, волонтеров, — которые не превращаются в «клиента», а остаются в своей роли.
И если для бизнеса ключевая метрика — рентабельность, то для НКО — прозрачность и возможность в любой момент показать донору или грантодателю, куда именно пошли средства.
Что происходит, когда у каждой задачи появляется ответственный, срок, контекст и ожидаемый результат? Во-первых, становится проще видеть общую картину. Руководитель понимает, на каком этапе находятся проекты, сотрудник — свои текущие задачи, а команда меньше зависит от сообщений, которые могут потеряться в общем потоке. Во-вторых, цифровые системы помогают структурировать проектный цикл. Для НКО это особенно актуально: в одной организации одновременно могут идти программы адресной помощи, образовательные проекты, мероприятия, фандрайзинговые кампании и подготовка отчетности.
В-третьих, снижаются коммуникационные издержки. Если информацию о задаче не приходится несколько раз уточнять в разных чатах, у команды остается больше времени на содержательную работу. Кроме того, эксперты отмечают, что снижение административной нагрузки приводит к неожиданному результату — уменьшению рисков эмоционального выгорания. Таск-трекеры заменяет собой десятки хаотичных созвонов, переписок, уточнений и контроля. Благодаря этому, команда тратит меньше сил на координацию и больше — на содержание своей работы.
Какие сервисы проекта «Технологии Добра» Совкомбанка помогают работать в условиях многозадачности — в подборке «Журнала о благотворительности».
WEEEK: меньше потерь на коммуникации
Один из партнеров проекта «Технологии Добра» — WEEEK, сервис для управления задачами и базой знаний. Он позволяет объединить в одном пространстве проекты, задачи, сроки, ответственных и рабочую документацию.
Для НКО это может быть особенно актуально при распределенной работе: сотрудники имеют разные графики, одновременно участвуют в нескольких проектах и не всегда могут оперативно обсудить все вопросы на встрече.
Опыт общественной организации в сфере защиты животных «Голоса за животных» показывает, что эффект от внедрения системы связан прежде всего с прозрачностью работы. Директор фонда Юлия Есина рассказывает, что организация изучила более 10 платформ и остановилась на WEEEK после сравнения по нескольким критериям.
«После внедрения системы заметили, что вся наша работа стала более прозрачной, понятны приоритеты задач, загрузка сотрудников, снижена вероятность различных толкований задач», — говорит Юлия Есина.
При этом внедрение не происходит автоматически: «Пока еще не все сотрудники стабильно пользуются, но мы их постепенно приучаем».
Для НКО это отдельная управленческая задача. Даже удобная система не будет работать, если сотрудники продолжают ставить задачи в чатах, хранить документы в разных местах и обсуждать сроки устно.
Похожий опыт у благотворительного фонда «Острова». Исполнительный директор Ольга Нестерук отмечает, что раньше фонд использовал платную версию Trello, а затем искал замену. В WEEEK команда структурирует задачи, назначает исполнителей и отслеживает проектный цикл.
Для фонда это важно из-за разнообразия деятельности: организация обучения для врачей, издание материалов, индивидуальная помощь подопечным и поддержка научных проектов. По словам Ольги Нестерук, единая система помогает сделать многозадачную работу более последовательной и снизить хаос в удаленной команде.
ЛидерТаск: не только для офисных задач
Нужен ли таск-трекер организации, которая занимается не только проектной и административной работой, но и производством? Именно такая задача стоит перед организацией «Благое дело», которая развивает грантовые проекты и управляет ремесленными мастерскими. В НКО работают мастера с инвалидностью, поэтому планирование производства связано не только со сроками выполнения заказов, но и с организацией работы сотрудников.
По словам представителей организации, после внедрения ЛидерТаск проекты получили конкретные сроки и ответственных исполнителей. Система также используется для планирования производства сувениров и распределения задач между мастерскими.
Таким образом, таск-трекер может быть инструментом не только офисной координации. Для НКО с распределенными или производственными процессами он позволяет формализовать работу, которая раньше могла зависеть от устных договоренностей.
Аспро.Cloud
Аспро.Cloud — система управления финансами, проектами, CRM и сервис для выставления счетов в одном решении. Сервис Аспро.Cloud включает инструменты для финансового учета, командной работы В проекте «Технологии Добра» Аспро.Cloud участвует больше двух лет. За это время за поддержкой обратилось больше 100 некоммерческих организаций.
В результате совместной работы с Аспро.Cloud команды НКО получают возможность полноценного управления проектами, CRM для НКО, финансовый контроль, базу знаний, возможности автоматизации счетов и актов, встроенный чат и уведомления с командой в реальном времени, гостевой доступ для партнеров и волонтеров, а также мобильное приложение.
Одна из НКО, которая активно работает с сервисом, центр «Мир да Лад» — это НКО из Санкт-Петербурга, которая реализует социальные проекты и оказывает адресную помощь людям с инвалидностью. Организация полностью перешла на Аспро.Cloud в 2024 году. У организации было четыре повторяющихся класса задач. Прежде всего — документооборот: договоры, счета и акты жили в разных папках и чатах: благодаря поддержке, навели порядок через реестр договоров и учет первичных документов прямо в системе. Второе — проектная работа. Раньше руководитель держал весь план проекта, задачи, ответственных и бюджет в голове — теперь все фиксируется в карточке проекта: план, задачи и ответственные, дедлайны, плановые/фактические доходы и расходы, связанные документы. Третье — учет натуральной помощи. Отдельная и не совсем типичная для CRM задача: фонд получает от издательств настольные игры (адаптирует правила на русский жестовый язык) и передает их благополучателям. Через складской учет фонд точно знает, сколько коробок пришло и сколько уже раздано — чтобы не пообещать больше, чем есть, и не потерять партии между этапами. И четвертое — финансы без штатного финансового аналитика. Банковские интеграции подтягивают платежи в систему и привязывают их к проекту; отдельно ведется учет беспроцентных займов от учредителей — частый источник финансирования, когда денег не хватает.
По данным самого фонда, рост за это время оказался ощутимым: если в 2024 году «Мир да Лад» работал с 20 городами и передал 800 комплектов игр, то к концу 2025 года — уже с 58 организациями по всей России и отправил НКО более 1500 комплектов.
В фонде отмечают, что такой рост был бы невозможен без системного учета в Аспро.Cloud: не потерялась ни одна заявка, ни одна коробка, ни один документ, и сейчас виден путь каждой игры от поставщика до благополучателя — будь то Калининград или Хабаровск. Время обработки заявки сократилось примерно на 40%, а ведение благополучателя — фиксация договоренностей, звонков, писем и документов в одной системе — почти на 50%.
Автоматизация также помогла собрать данные для оценки социального результата в одном месте: если раньше сведением и анализом данных занимались 3 специалиста, то теперь справляется 1 человек — освободившийся бюджет фонд направляет на другие задачи и организации процессов.
Для компании Аспро.Cloud работа с платформой «Технологии Добра» и НКО-партнерами снимает тот барьер, который компания считает главным, — барьер информирования.
«Мы напрямую не выходим на людей с ОВЗ, а хотим поддержать их через тех, кто с ними работает, — НКО. Но до участия в „Технологиях Добра“ многие НКО просто не знали о специальных условиях у бизнеса и продолжали сидеть на обычных тарифах: чтобы бизнес и НКО нашли друг друга, нужен посредник — и это очень удобно, что такая площадка есть», — говорит Георгий Бушмелев.
Workflowsoft: автоматизация повторяющихся процессов
Еще один инструмент, недавно появившийся среди решений проекта «Технологии Добра», — Workflowsoft. Это сервис для управления задачами и автоматизации внутренних бизнес-процессов. Он позволяет дополнительно настроить повторяющиеся сценарии работы. Например, процессы, в которых последовательно или параллельно участвуют несколько сотрудников или отделов.
Компания Softline, разработчик сервиса Workflowsoft, стала партнером «Технологий Добра» весной 2026 года, за это время к сервису подключились уже несколько десятков НКО.
Сервис будет актуален организациям, где уже есть устоявшиеся процессы и повторяющиеся задачи, но нет единой системы для их формализации и контроля. Система позволяет автоматизировать эти процессы — ставить и согласовывать задачи, передавать информацию между сотрудниками, контролировать сроки и другие внутренние процедуры. Руководители могут в реальном времени видеть, на каком этапе находится каждая задача.
«В НКО востребованы задачи как отраслевого плана, будь то: координация волонтеров на мероприятиях, выстраивание бесшовного процесса сбора отчётных данных по грантам, распределение обязанностей и задач в работе по проектам, так и стандартные „жизненные“ задачи и поручения: найм сотрудников, работа по маркетингу, документооборот внутри и между контрагентами, задачи, связанные с организацией мероприятия и многое другое», — говорит Олег Дронов, руководитель направления Workflowsoft компании Softline.
Помимо таск-трекинга важная часть системы — управление процессами: пошаговое распределение задач на сотрудников в зависимости от выбора определенных действий в этапах процесса.
Один из самых востребованных процессов, по словам Олега Дронова, — процесс «Отчётность по гранту»: в нём нарисована схема бизнес-процесса, в которой предусмотрена как аналитическая, так и финансовая часть отчёта по гранту (подготовка чек-листа отчётных материалов, сбор материалов, подготовка списков участников и партнеров, сбор публикаций в СМИ и соцсетях, заполнение аналитического отчета и подача отчетности грантодателю).
Интерфейс системы сделан максимально простым, чтобы любой пользователь смог разобраться без обучения в нём. Кроме того, у Workflowsoft есть мобильное приложение, зайти в систему можно с любого устройства. Команды в НКО часто работают удаленно, а не из офиса, поэтому им важна доступность к системе из любой точки, где есть интернет.
Что дает НКО цифровизация процессов
Таск-трекер не заменит руководителя проекта, но если процессы уже выстроены, автоматизация позволяет сократить количество ручной работы и сделать распределение ответственности более прозрачным.
В результате руководитель видит не набор разрозненных сообщений, а систему процессов; сотрудник понимает свои задачи и сроки, команда меньше времени тратит на поиск информации и согласование очевидных вещей.
Для НКО это особенно важно в условиях ограниченных административных ресурсов. Чем меньше времени уходит на внутреннюю координацию, тем больше его остается на программы, работу с подопечными, партнерские проекты и фандрайзинг.
«Для НКО ценность цифровых инструментов не только в том, что они помогают организовать текущую работу. Таск-трекер сохраняет историю проектов: какие решения принимала команда, о чём договаривалась с партнёрами, как решала сложные задачи. Это особенно важно, когда меняются сотрудники или волонтёры. Новым участникам проще включиться в работу, а организация не теряет накопленный опыт и может направить больше сил на помощь подопечным», — говорит руководитель проекта «Технологии Добра» Совкомбанка Мария Сабанцева.
